Tienes un fichero

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El concepto de “fichero” según al Ley de Protección de Datos (LOPD) es uno de los aspectos de la ley que suelen someterse a discusión, y así lo vemos en las alegaciones utilizadas en el procedimiento sancionador PS/00389/2008, instruido por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) a la entidad SMM.

El asunto se inicia tras la denuncia presentada por C.C.C. en la que afirmaba que SMM repartió por su localidad, incluido en un Centro Docente donde estudia la hija del denunciante, una nota informativa donde se solicitaban datos a menores de edad consistentes en nombre, apellidos, DNI, sexo, lugar, fecha de nacimiento, domicilio, código postal, municipio, teléfono fijo y teléfono móvil.

En la citada nota informativa, en la que no se informaba a los titulares de los datos en los términos del art. 5 de la LOPD, constaba el siguiente literal:

SMM. Aula de educandos para la formacion de nuevos musicos, inscripciones hasta el 30 de septiembre. Informacion e inscripciones en (c/……………….) (tienda Laura moda infantil) telefonos #######1/ #######2.

Al menos cinco familias del municipio se interesaron en la oferta de SMM y rellenaron los folletos con los datos requeridos, tal como reconoce la propia SMM. Sin embargo la oferta musical no se llevo a cabo y se destruyeron los datos recogidos.

Por los Servicios de Inspección de la AEPD, se verificó que durante el tiempo en que se recogieron datos personales, SMM no tenía inscrito el fichero de recogida de datos en el Registro General de Ficheros de la AEPD.

La denunciada alegó:

  • La SMM no dispone de ningún tipo de fichero de datos personales, ni automatizado ni en soporte físico. Ni si quiera disponen de ordenador. En ningún momento desde su creación en abril del 2004 se ha creado ningún fichero con esas características.
  • Al no disponer de fichero, no se puede informar de la existencia del mismo.
  • El hecho de que no exista fichero impide que no se de cualquier tipo de tratamiento de dados. En el presente caso no se ha realzado ninguna de las acciones indicadas en el art. 3 de la LOPD, ni tan siquiera la de la recogida, ya que esos datos nunca llegaron a formar parte de ningún fichero. Sólo 5 familias se mostraron interesadas y sus correspondientes solicitudes de admisión fueron destruidas.
  • La referencia a cuestionarios u otros impresos para la recogida tampoco resulta aplicable al caso, ya que en ningún momento la finalidad de la solicitud de admisión era la de recopilar datos para formar un fichero y retratar posteriormente los datos sino mas bien la de informar de la existencia de los cursos. Los trípticos se entregaron a titulo informativo, comunicando oralmente que la única finalidad era contactar a las familias interesadas en que sus hijos participaran en el “Aula de Educando”. Además este documento informativo ya había sido distribuido de manera informal a través de amigos y familiares y a petición de algún interesado en la sede de la Sociedad Musical.
  • El propio art. 5.3 pone de relieve la importancia del contexto a la hora de analizar las previsiones de la LOPD. En el presente caso, el contexto de la SMM, la recopilación de datos para su posterior tratamiento no es necesaria en el marco de las actividades de la sociedad.
  • Por la inexistencia de fichero y por tanto de tratamiento, tampoco se han violado los apartados 4 y 5 del citado artículo.
  • En ningún momento se violó ni se puso en peligro el derecho de los ciudadanos a controlar y disponer de sus datos personales, dado que no ha existido fichero y a su vez se informo oralmente de que la única finalidad era proporcionar mayor información sobre los cursos de música.
  • Se hace patente que no hubo intención traficar con datos ni agruparlos bajo un fichero, ni tratarlos de manera especifica.

En los Fundamentos de Derecho la AEPD aclara:

Al contrario de lo que manifiesta la representación de SMM, en el momento que recoge datos personales, se considera fichero cualquier soporte en el que se encuentren, llegando a tener tal consideración incluso un espacio físico donde se guarden los “folletos” valorados en el presente procedimiento.
(…)
De lo expuesto, se deduce que SMM ha tratado datos personales sin tener inscrito el fichero correspondiente, lo que supone una vulneración de la LOPD.

Sin embargo, respecto a la falta de inscripción de fichero se explica:

El incumplimiento del art. 26 LOPD constituye una de las infracciones denominadas continuadas y no prescribe hasta que no se inscriba el fichero. Sin embargo en el presente caso, no se tiene conocimiento por parte de esta Agencia de que a día de hoy se siguen recogiendo datos, presupuesto necesario para considerar la existencia de fichero y la obligatoriedad de inscribirlo.
Por tanto, de acuerdo con el art. 47 de la LOPD que establece los plazos de prescripción de las infracciones, y respecto de las leves, la prescripción se produce en el plazo de un año, la infracción por incumplimiento del art. 26 LOPD estaría prescrita.

Pero en lo que se refiere a la falta de información en el folleto de los derechos de los titulares de los datos:

En este caso, ha quedado acreditado que en el folleto de recogida de datos personales no facilitaba a los titulares de éstos ( menores de edad ) la información que señala el artículo 5 de la LOPD, por lo que debe considerarse que han incurrido en la infracción del deber de información que les incumbe. En consecuencia han cometido la infracción del artículo 44.2.d) de la LOPD.

A la hora de graduar la sanción:

En el presente caso, de conformidad con los criterios establecidos en el artículo 45.4 de la LOPD, y en atención a la falta de intencionalidad de infringir la norma, así como al beneficio obtenido que ha de considerarse nulo, se propone la sanción en la cuantía mínima, correspondiente al intervalo de las leves.

Y por lo tanto:

El Director de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE:
PRIMERO: IMPONER a la entidad SOCIEDAD MUSICAL MAESTRO MORAGUES, por una infracción del artículo 5 de la LOPD, tipificada como leve en el artículo 44.2 de dicha norma, una multa de 600 euros € (seis cientos euros ) de conformidad con lo establecido en el artículo 45 de la citada Ley Orgánica.


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