Inscripción de ficheros en el RGPD. 5) Hoja de Solicitud

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Tras cumplimentar todos los apartados del formulario de notificación procederemos a rellenar la Hoja de solicitud.

Se deberá indicar los datos identificativos de la persona que firma la solicitud y el cargo o la condición del firmante de esta solicitud en relación con el responsable del fichero, así como la dirección completa a efectos de notificaciones. Será en esta dirección donde se reciba la notificación de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) confirmando la inscripción del fichero en el Registro General de Protección de Datos (RGPD). Antes de realizar el envío de la notificación se debe aceptar la información relativa a los deberes que conlleva la firma de la Hoja de solicitud.

Una vez cumplimentadas la notificación y la Hoja de solicitud, se envia la notificación pulsando el botón «Generar/Enviar» que se encuentra en la Hoja de solicitud. El formulario indica que se está conectando con el servidor de la AEPD y el sistema devuelve la Hoja de solicitud (en formato PDF) que confirma que la notificación ha sido enviada correctamente. Esa Hoja de solicitud, firmada por la persona que efectúa la notificación, es la que se deberá remitir a la AEPD.

Hay que tener en cuenta que cuando la notificación se envíe a través de Internet sin firma digital, no se considerará recibida la notificación efectuada por Internet, sino desde la fecha en la que tenga entrada en la AEPD la hoja de solicitud firmada de forma manual, careciendo de efecto alguno las notificaciones enviadas por Internet sin certificado de firma reconocido si la hoja de solicitud de inscripción, debidamente cumplimentada y firmada, no hubiera sido presentada en la AEPD.

Para presentar la Hoja de Solicitud en la AEPD se puede acudir en persona a su dirección, enviar por correo ordinario o (la mejor alternativa) enviar por fax a los números 91 445 25 29 ó 91 448 36 80.

La dirección de la AEPD es:

Agencia Española de Protección de Datos
c. Jorge Juan, 6
28001- Madrid

Posteriormente la AEPD enviará una carta al responsable del fichero confirmando la inscripción del fichero y asignándole el código de inscripción que luego servirá en el caso de producirse modificación o supresión de la inscripción.

La carta lleva además este párrafo que es importante recordar:

La inscripción de un fichero en el Registro General de Protección de Datos, únicamente acredita que se ha cumplido con la obligación de notificación dispuesta en la Ley Orgánica 15/1999, sin que de esta inscripción se pueda desprender el cumplimiento por parte del responsable del fichero del resto de obligaciones previstas en dicha ley y demás disposiciones reglamentarias. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 58 del citado Reglamento, esta inscripción deberá encontrarse actualizada en todo momento.

Viene de: Inscripción de ficheros en el RGPD. 4) Contenido de la Notificación
Continúa en: Inscripción de ficheros en el RGPD. 6) Modificación y Supresión de la inscripción

Inscripción de ficheros en el RGPD. 5) Hoja de Solicitud
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6 Comentarios

  1. Gracias Jesús, pero me refiero por ejemplo, a la hora de rellenar el formulario, que datos han de ponerse en:
    .Responsable del fichero
    .Derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación
    .Encargado del tratamiento

    Y que datos han de rellenarse de los vecinos?

  2. Daniel: responsable de fichero es la figura jurídica de la comunidad de propietarios.
    Los derechos ARCO se pueden ejercer ante la propia comunidad o ante un responsable externo designado por esta.
    Encargado del tratamiento dependerá de cómo trabaje la comunidad. Normalmente será el administrador de fincas, pero podría ser otra figura o incluso no existir.
    De los vecinos no hay que dar ningún dato, al menos en la inscripción de fichero. Sí constará el nombre del presidente en el Documento de Seguridad (y habrá que actualizarlo cuando cambie).

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