Inscripción de ficheros en el RGPD. 2) Formatos de presentación mediante el Formulario NOTA

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El sistema de Notificaciones Telemáticas a la AEPD (NOTA) permite a los responsables de ficheros con datos de carácter personal, tanto públicos como privados, cumplir con la obligación que la LOPD establece de notificar sus ficheros a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) a través de una herramienta que le informa y asesora acerca de los requerimientos de la notificación.

El sistema NOTA permite dos formatos de presentación:

  • Telemático, a través de Internet, incorporando la posibilidad de utilizar firma electrónica.
  • En formato papel incluyendo un código óptico de lectura para agilizar su inscripción.

El formulario NOTA requiere para su cumplimentación el uso de Adobe Reader versión 7.0.8 ó superior (programa gratuito). En caso de que no se disponga de este programa se puede descargar aquí:

El formulario electrónico no requiere una instalación previa en su equipo por lo que puede ser cumplimentado desde la página web de la AEPD. También puede optar por guardarlo en su equipo y cumplimentarlo desde el propio PDF.

El formulario electrónico presenta el mismo aspecto visual de un formulario en soporte papel y puede ser cumplimentado desplazándose a través de las distintas páginas por medio de la barra de desplazamiento lateral. También puede acceder a una página concreta del formulario a través del acceso directo que le proporciona la pestaña denominada «Páginas» donde aparecerán las hojas que configuran el formulario en cada fase de cumplimentación.

Se accede al formulario aquí: Formulario NOTA de titularidad privada.

Los pasos que iremos analizando en los siguientes artículos para la cumplimentación del formulario son:

  1. Responder a las preguntas iniciales del asistente dependiendo del tipo de solicitud y forma de presentación elegido.
  2. Cumplimentar los apartados de la notificación.
  3. Cumplimentar la Hoja de solicitud.
  4. Generar/Enviar la notificación
  5. En las presentaciones a través de Internet, deberá recibir el acuse de recibo de la AEPD del envío realizado.
  6. Enviar la Hoja de solicitud firmada a la AEPD. En el caso de presentación a través de Internet con certificado de firma electrónica no será necesario remitir la Hoja de solicitud. En el caso de presentación en formulario en papel, se presentará la Hoja de solicitud con el código bidimensional correctamente impreso, así como las dos páginas con el contenido de la notificación en las que deberá figurar el código de envío generado por el formulario electrónico.

Viene de: Inscripción de ficheros en el RGPD. 1) Definiciones
Continúa en:
Inscripción de ficheros en el RGPD. 3) Preguntas iniciales

Inscripción de ficheros en el RGPD. 2) Formatos de presentación mediante el Formulario NOTA
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2 Comentarios

  1. Hola Jesús:

    Llevo mucho tiempo notificando ficheros con certificado digital a través del formulario NOTA y la DEU de Correos. ¿Has notado si en los últimos meses la cosa falla cosa mala? Entre el invento del DEU (donde no he recibido jamás una notificación ni de la AEPD ni de ningún otro organismo al que estoy suscrito) y la web de la Agencia, es como un pequeño martirio cada vez que notificas un fichero.

    • Hola Fernando, gracias por comentar.
      La verdad es que no me suelo encargar personalmente de notificar los ficheros, pero dentro del departamento técnico de la empresa son habituales los comentarios en el sentido que dices. De todas formas parece un mal endémico de las aplicaciones AEPD, porque utilizar el buscador de documentos o consultar el RGPD son parecido martirio.

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