Inscripción de ficheros en el RGPD. 1) Definiciones

2010

RGPD son las siglas del Registro General de Protección de Datos. Según se indica en el artículo 23 del Estatuto de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

El Registro General de Protección de Datos es el órgano de la Agencia de Protección de Datos al que corresponde velar por la publicidad de la existencia de los ficheros automatizados de datos de carácter personal, con miras a hacer posible el ejercicio de los derechos de información, acceso, rectificación y cancelación de datos regulados en los artículos 13 a 15 de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre.

Este órgano es el primer contacto con la ley a la hora de adaptarse a la LOPD, ya que según el artículo 55 del Reglamento de desarrollo de la LOPD

2. Los ficheros de datos de carácter personal de titularidad privada serán notificados a la Agencia Española de Protección de Datos por la persona o entidad privada que pretenda crearlos, con carácter previo a su creación.

Por lo tanto el primer paso es la inscripción de ficheros en el RGPD.

¿Qué es un fichero en protección de datos?

Según el artículo 5 del Reglamento citado

k) Fichero: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

Es importante no confundir este concepto con el de fichero en un sentido físico o informático. Ejemplo: cuando una empresa capta un cliente nuevo los datos de éste se reparten en varios soportes: un pedido inicial en papel con la firma manuscrita, un contacto nuevo en la aplicación de correo electrónico, una nueva cuenta en el programa de contabilidad y facturación, un cliente en el programa CRM, etc… A la hora de la inscripción estaríamos ante un sólo fichero: el de clientes o gestión comercial o el nombre similar que queramos darle, ya que aunque los datos estén repartidos en distintas aplicaciones son de carácter homgéneo.

¿Cómo se cumplimenta la inscripción?

Para facilitar a los responsables de ficheros con datos de carácter personal cumplir con la obligación que la LOPD establece de notificar sus ficheros, la AEPD creó el sistema de Notificaciones Telemáticas NOTA, accesible de forma gratuita desde su web.

Continúa en: Inscripción de ficheros en el RGPD. 2) Formatos de presentación mediante el Formulario NOTA

Inscripción de ficheros en el RGPD. 1) Definiciones
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8 Comentarios

  1. tengo una duda,los ficheros inscritos en el registro gestionado por la CCAA deben tambien ser inscritos en el RGPD? Es complementaria dicha inscripción?

    • Hola Mae: lo que comentamos en esta serie se refiere a ficheros de titularidad privada, los de titularidad pública siguen un camino ligeramente distinto. En el caso de un agencia de protección de datos de comunidad autónoma (actualmente en Galicia, Euskadi y Cataluña) sólo se inscriben ficheros de titularidad pública, y en ese caso no es necesario repetir la inscripción en el Registro central.

  2. Hola.

    Sé que este post es muy antiguo y no sé si será el sitio correcto para preguntar sobre una duda que me ha surgido (tengo varias más, pero buscaré los post relacionados para plantearlas).

    La duda está relacionada con el número de ficheros que hay que dar de alta en el caso de una Asociación (sin ánimo de lucro). Por un lado, se recogen los datos de los socios y por otro lado también se recoge el nombre y correo electrónico de todo el que quiera suscribirse a la lista de correo con nuestras noticias (sin tener que asociarse, por supuesto). ¿Habría que dar de alta un fichero de “socios” y otro distinto de “suscritos a la lista de correo” o se podrían juntar ambos conceptos en un sólo fichero “socios y suscritos”?

    Aparte, entiendo que al fichero(s) anterior(es) habrá que sumarle en el futuro uno adicional de clientes si abrimos una tienda virtual. ¿Correcto?

    Muchas gracias y un saludo.

    • Buenos días Knopler19: no es tan antiguo el post, es de hace unos tres años y la inscripción no ha cambiado desde entonces, con lo que sigue plenamente en vigor 🙂

      Respecto a la consulta, la verdad es que forzando un poco el tema sí podrían incluirse ambas categorías en un solo fichero de nombre y finalidad muy genérico, pero francamente yo haría dos inscripciones, que tampoco cuesta tanto esfuerzo y es gratis. La cuestión principal que diferencia a un fichero de otro es su finalidad, y aunque socios y suscriptores tendrán cuestiones en común, también habrá otras exclusivas de los socios y sería mucho mas claro tener dos inscripciones diferenciadas.

  3. Buenas tardes,
    mi duda es la siguiente:Se debe inscribir en el RGPD el libro Bautismal de las iglesias ?

    Agradecería su respuesta a la mayor brevedad posible.

    Muchas gracias de antemano

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