Curso en Madrid “Protección de Datos en la Administración de Fincas”

Evento en Madrid sobre Privacidad y Protección de Datos

El Colegio Profesional de Administradores de Fincas de Madrid organiza los días 17 y 18 de octubre un Curso sobre Protección de Datos en la Administración de Fincas.

Toda Comunidad de propietarios debe tener al menos un fichero o tratamiento de datos personales: el de los vecinos que integran esa Comunidad. Esto supone que, tanto la propia Comunidad como el Administrador de fincas encargado de gestionar la misma, deben cumplir escrupulosamente la LOPD.

Curso dirigido a Administradores de Fincas

El curso va dirigido a Administradores de Fincas que deseen actualizar sus conocimientos en materia de Protección de Datos para cumplir adecuadamente esta normativa tanto en su actividad como en las Comunidades de propietarios que gestionan.

Objetivos de la formación

  • Proporcionar a los Administradores de Fincas Colegiados los conocimientos suficientes tanto de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) como de su Reglamento de desarrollo.
  • Informar de los pasos que deben seguir los Administradores para adaptar tanto su administración de fincas como cada una de las comunidades de propietarios que administran a la LOPD.
  • Resolver las situaciones más comunes que pueden darse en el día a día de la actividad de la Administración de Fincas relacionadas con el tratamiento y la cesión de datos personales.
  • Solucionar los problemas más frecuentes que suelen plantear los propietarios con respecto al uso de datos personales (video vigilancia, publicación de datos de vecinos deudores, cesión de datos a propietarios, acceso a información de la comunidad, etc.).
  • Concienciar a los Administradores de Fincas Colegiados sobre las consecuencias del incumplimiento de dicha Ley, informándoles de las sanciones aparejadas a dicho incumplimiento.

Contenido del seminario

 Introducción

  • Origen y entorno de desarrollo
  • Finalidad de la Ley Orgánica de Protección de Datos.

Conceptos Básicos

  • Dato de Carácter Personal
  • Tratamiento de Datos.
  • Cesión de Datos.

Principios de la Protección de Datos.

  • Calidad de los Datos.
  • Derecho de Información a los Interesados.
  • Consentimiento del Afectado.
  • Seguridad de los Datos Personales.
  • Deber de Secreto.
  • Comunicación de Datos Personales.

Derechos de las Personas.

Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

  • Naturaleza y Régimen Jurídico.
  • Principales Funciones.

Principales Partes Afectadas.

  • Interesado
  • Responsable del Fichero (Comunidades de Propietarios).
  • Encargado del Tratamiento (Administrador de Fincas).
  • Cesionario
  • Prestador de Servicios Sin Acceso a Datos Personales.

Procedimiento de Adaptación.

  • Notificación e Inscripción Registral de los Ficheros.
  • Documento de Seguridad
  • Relaciones con Terceros: cláusulas y contratos.

Videovigilancia.

  • Obligaciones a cumplir
  • Visionado de las imágenes

Página Web.

  • Cookies
  • Aviso Legal.
  • Política de Privacidad.

Infracciones y Sanciones.

  • Tipología de Infracciones.
  • Sanciones: importes y graduación.

Nuevo Reglamento UE.

  • Situación Actual.
  • Principales Novedades.

Enlaces de interés.

Consultas sobre casos prácticos.

  • Reacción de las Administraciones de Fincas y de las Comunidades de Propietarios ante su adecuación a la LOPD (casos prácticos).
  • Cuestiones planteadas por los asistentes al curso.

CASOS PRACTICOS LOPD EN VIDEOVIGILANCIA

Lugar de celebración e inscripciones

El curso se realizará en la Sala de Formación CAFMadrid. C/ García Paredes, 70, de 9:30 a 14 horas.

Importe de la inscripción:

  • 100,00 euros para los colaboradores de los despachos de los colegiados.
  • 50,00 euros (subvención del CAFMadrid del 50%) para colegiados.

Inscripción en el escritorio CAFMadrid

Para adecuar tu Comunidad a la LOPD contrata un experto en Protección de Datos en Madrid.

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Cesión de datos entre Administradores de Fincas

¿Qué ocurre cuando una comunidad de vecinos prescinde de los servicios de su administrador de fincas y contrata uno nuevo? ¿Debe el anterior, a petición del presidente de la comunidad, ceder los datos personales de los vecinos que obren en su poder directamente al nuevo encargado? ¿O por el contrario su deber es siempre devolverlos al responsable del fichero, y que sea éste quien los entregue al otro?

A esta duda viene a responder el Informe Jurídico 0650/2009 de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Y resulta especialmente interesante porque es un ejemplo que puede resultar válido para situaciones similares entre responsables de ficheros y encargados de tratamientos, como es el de las empresas y sus asesorías y gestorías.

Responsable del fichero y encargado del tratamiento, ¿quién es quién?

Dejando claro de antemano que la comunidad de vecinos es en cualquier caso responsable del fichero de vecinos, y que por lo tanto el administrador de fincas ocupa la posición de encargado del tratamiento (respecto a los datos de los vecinos, puesto que en sus propios ficheros de clientes, proveedores, empleados, etc, seguirá siendo responsable de esos ficheros), la AEPD explica que para que esta relación se ajuste a la Ley, es preciso que se cumplan los requisitos expresados en el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, es decir, que dicha relación de servicios se encuentre establecida a través de un contrato en el que se establece expresamente que el encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas.

Doctrina de la AEPD

Con esta base, la tesis de la AEPD llega a estas conclusiones:

En consecuencia, el encargado del tratamiento, en el presente supuesto el administrador de fincas consultante, deberá limitarse a emplear los datos en el ámbito de las funciones que la comunidad le haya atribuido, por ello, estará actuando conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento cuando comunique a un órgano de la comunidad en el ejercicio de sus funciones, en el caso planteado al Presidente de ésta que así lo solicita, los datos de los propietarios contenidos en los ficheros que el encargado del tratamiento custodia.
Esta Agencia Española de Protección de Datos ha venido indicando que el deber de devolución al que se refiere el artículo 12.3 de la LOPD podrá verificarse mediante la entrega directa de los datos al propio responsable del tratamiento o mediante la realización de dicha entrega al encargado del tratamiento que este designase, toda vez que en este segundo caso el encargado actuaría como mero mandatario del responsable, siendo precisamente éste el que establece a quién han de entregarse los datos en su nombre y por su cuenta. Y así se recoge en el artículo 20.3 del Reglamento antes citado “no obstante, el encargado del tratamiento no incurrirá en responsabilidad cuando, previa indicación expresa del responsable, comunique los datos a un tercero designado por aquél, al que hubiera encomendado la prestación de un servicio conforme a lo previsto en el presente capítulo.”

Papel del tercero en la Protección de Datos

La LOPD distingue dos tipos de tratamientos de los datos personales por parte de terceros:

  • Comunicación o cesión de datos
  • Acceso a datos por cuenta de terceros

Estas relaciones son distintas y originan obligaciones diferentes para el tercero, que deben ser debidamente reguladas a través de un contrato o documento escrito que permita acreditar su celebración y contenido.

Mientras que en la comunicación de datos el tercero actúa como cesionario, en el acceso a datos por cuenta de terceros, a ese tercero el se le denomina encargado del tratamiento.

Estos dos tipos de relaciones tienen características comunes, como por ejemplo  la  necesidad de aplicar las necesarias medidas de seguridad en el tratamiento de los datos personales, de la forma que regula la LOPD.

La diferencia principal que distingue un tipo de tercero de otro es el traslado y las responsabilidades contraídas. En una cesión de datos el responsable del fichero notifica, previa información y consentimiento del afectado, los datos personales de uno o varios ficheros para que el cesionario los use con un fin independiente, determine el tratamiento de la información y trabaje por su propia cuenta y riesgo. En esta comunicación de datos el cesionario adquirirá la postura de responsable del fichero y tiene que satisfacer las obligaciones propias de éste.

Sin embargo, en el acceso a datos por cuenta de terceros, el tercero responsable del tratamiento proporcionará sus servicios al responsable del fichero y trabajará por cuenta y riesgo de ese responsable, sin que el encargado del tratamiento adquiera la posición de responsable del fichero. En este caso las obligaciones del encargado del tratamiento se recogerán claramente por escrito a través de un contrato, puesto que el tercero debe conocer exactamente las obligaciones que debe satisfacer, sin que pueda disponer a su arbitrio cómo tratar los datos personales.

Consecuencias de incumplir las obligaciones legales en caso de cesión de datos

Tanto el responsable del fichero como el tercero que participa en el tratamiento de datos tienen que conocer la normativa sobre protección de datos y en especial los principios generales, los derechos de las personas y las medidas de seguridad, ya que son las ideas más difíciles de cumplir y a la vez las que originan la mayoría de las sanciones.

La LOPD considera como infracción el incumplimiento de los deberes formales del tercero que se establecen.

Las infracciones se dividen en leves, graves y muy graves, y sus sanciones van desde los 900 a los 600.000 euros de multa, según la graduación que considere la Agencia Española de Protección de Datos o, en su caso, las autoridades de control de las comunidades autónomas competentes.

Ante la falta de cumplimiento contractual, el tercero encargado del tratamiento y/o el cesionario respondería legalmente igual que el responsable del fichero. Pero ante la falta de delimitación de sus obligaciones o de la identificación del rol de encargado o cesionario, la exigencia de responsabilidades podría entorpecerse enormemente. Por ello es importante definir claramente cada bloque de obligaciones.

Además, aparte de las infracciones que pueda cometer el tercero en materia de protección de datos, ante un incumplimiento contractual el afectado también podrá reclamar por otras vías, según sea el daño y la materia objeto de controversia (derecho civil, mercantil, penal, administrativo). Ello puede eludirse fácilmente si se utilizan las herramientas de prevención apropiadas, como es la estipulación de un contrato entre las partes y su cumplimiento objetivo.

Contenido del contrato de cesión de datos personales

  1. El encargado del tratamiento (el prestador del servicio) tiene que gestionar los datos que le facilita el responsable del fichero (cliente) con el objetivo que este le haya indicado, como puede ser confeccionar las nóminas, soporte informático, asesoría fiscal, etc.
  2. Las disposiciones de seguridad que el encargado del tratamiento tiene que aplicar, son las mismas que implantará el responsable del fichero, es decir, si el responsable del fichero trata datos de nivel alto, el encargado del tratamiento también aplicará medidas de seguridad de nivel alto.
  3. Una vez acabado el servicio para el que fue contratado, el encargado del tratamiento deberá reintegrar al responsable del fichero todos los documentos e información que tenga o destruirla.

En el supuesto de que el prestador del servicio no satisfaga alguno de esos requisitos, se transformará en responsable de las infracciones establecidas por la LOPD.

Y, si eres un administrador de fincas, te interesará descargar el contrato de terceros a firmar con la comunidad de vecinos.

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Administradores de Fincas, Comunidades de Vecinos y Protección de Datos

lopd comunidades de propietarios y ley de proteccion de datos

Los vecinos de mi Comunidad están preocupados por que han oído hablar de la Protección de Datos en las Comunidades de propietarios y no saben qué es eso ni cómo hacerlo. Para aclararles este tema a ellos y a cualquier otra persona interesada intentaré dar unas nociones básicas sobre cómo las Comunidades de Propietarios y los Administradores de fincas deben adaptarse a la LOPD para evitar incumplimientos y sanciones.

Obligaciones de la LOPD respecto a los datos personales

Como sabemos, la LOPD establece los requisitos exigidos para la recogida, el tratamiento y la cesión de datos de carácter personal para no dañar nuestro derecho a la intimidad.

Todas las organizaciones que manejen datos personales están obligadas al cumplimiento de esta Ley y, por tanto, también las Comunidades de Propietarios ya que manejan datos como nombres, teléfonos o direcciones de los propietarios.

sancion proteccion de datos

Sanción de la AEPD a una Comunidad de propietarios de 2.000€ por instalar cámaras en el garaje sin el consentimiento de los vecinos. PS/00043/2010

Toda Comunidad de propietarios debe tener al menos un fichero o tratamiento de datos personales: el de los vecinos que integran esa Comunidad. Esto supone que, tanto la propia Comunidad como el Administrador de fincas encargado de gestionar la misma, deben cumplir escrupulosamente la LOPD.

Las Comunidades de propietarios, al igual que cualquier otra empresa u organización, además de manejar datos de carácter personal, contrata servicios con terceros, entre ellos los Administradores de fincas para gestionar los servicios de las mismas. Esto ya se considera un acceso a datos por cuenta de terceros o, como mínimo, una comunicación de datos y, para ello, es necesario obtener el consentimiento de los vecinos.

Las obligaciones establecidas por la normativa de Protección de Datos, aplicables también a las Comunidades de vecinos, son:

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Inscripción de los ficheros

En primer lugar deben determinarse el tipo de datos a tratar, que en este caso serán de nivel medio o alto, si se manejan datos de solvencia patrimonial y crédito.

Una vez identificados esos datos, procederemos a la inscripción de los ficheros correspondientes ante la Agencia Española de Protección de Datos. Al menos tendremos un fichero correspondiente a los datos de los vecinos de la Comunidad, además, si la Comunidad dispone de un sistema de videovigilancia que graba imágenes, tendríamos un fichero distinto al de vecinos que también debemos inscribir.

Por otro lado, los Administradores de fincas también deben inscribir en la AEPD los ficheros que tengan sobre clientes, proveedores, empleados o videovigilancia, si tienen.

Documento de Seguridad

La Comunidad de vecinos, como responsable de los ficheros, tendrá que adoptar las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar los datos personales contenidos en esos ficheros. Estas medidas se plasman en el Documento de Seguridad, de obligado cumplimiento siempre que se manejan datos personales.

Se considera una infracción grave, según la LOPD "Mantener lo ficheros, locales, programas o equipos que contengan datos de carácter personal sin las debidas condiciones de seguridad que por vía reglamentaria se determinen".

El contenido mínimo de ese Documento de Seguridad se establece en la LOPD.

Papel de la Comunidad y del Administrador en la Protección de Datos

La Comunidad de propietarios es el responsable del fichero, es decir, la encargada de inscribir los ficheros y de garantizar la protección de los datos personales que maneja para proteger la intimidad y los derechos fundamentales de los vecinos afectados.

Además de la inscripción de los ficheros, la Comunidad, como responsable del fichero, tiene otras obligaciones como:

  • Garantizar la veracidad de los datos y que serán tratados para la finalidad para la que fueron recogidos.
  • Garantizar el cumplimiento del deber de secreto y de seguridad de los datos.
  • Informar a los titulares de los datos de la recogida de estos.
  • Obtener el consentimiento de los afectados para realizar el tratamiento de los datos.
  • Facilitar el ejercicio de derechos ARCO a los titulares de los datos personales.
  • Asegurar el cumplimiento de la LOPD en sus relaciones con terceros.

El Administrador de fincas, por otro lado, se considera encargado del tratamiento. Habitualmente es el Administrador de Fincas quien se encarga de la custodia de esos datos, guardándolos en su propio sistema informático o en archivos ubicados en su propia oficina. Se considera que el Administrador presta un servicio a la Comunidad, por lo que ese servicio es necesario que sea regulado a través de un contrato. En este contrato se deben precisar, entre otras, los motivos de dicho servicio y las medidas de seguridad a aplicar.

El Administrador de Fincas tiene también la obligación de guardar secreto sobre los datos personales a los que accede y de devolver o destruir esos datos una vez finalizada la prestación de servicios para esa Comunidad.

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Ubicación de los ficheros de datos personales

Entre los ficheros de una Comunidad de vecinos están, además del fichero con los datos personales de los propios vecinos, los ficheros con datos de proveedores, de personal contratado por la Comunidad, de videovigilancia, etc.

Uno de los problemas más habituales es determinar dónde deben ubicarse esos ficheros. Lo normal es que sea el Administrador quien se encargue de custodiar esos ficheros en sus dependencias o sistemas de información por lo que debe ser éste quién implante las medidas de seguridad necesarias según el nivel del fichero para garantizar la protección de esos datos. El Documento de Seguridad debe estar a disposición de la AEPD en el lugar donde se encuentren ubicados los ficheros.

No obstante, en el contrato firmado entre la Comunidad de propietarios y el Administrador de fincas se establecerá esa obligación de custodia de los ficheros y la implantación de las medidas de seguridad.

Consentimiento y deber de secreto

Sobre el consentimiento, la LOPD establece expresamente que es necesario el consentimiento inequívoco del afectado para tratar sus datos personales.

No es necesario, sin embargo, que la Comunidad tenga que solicitar el consentimiento inequívoco de los copropietarios, ya que la LOPD exonera a la Comunidad de solicitar y obtener el consentimiento cuando se refiera a las partes de una relación laboral o administrativa y sean necesarias para su mantenimiento y cumplimiento. A lo que sí está obligada la Comunidad es a informar a los vecinos sobre la recogida y tratamiento de sus datos y sobre la forma en que pueden ejercer sus derechos ARCO.

Respecto al deber de secreto, la LOPD exige este deber tanto al responsable del fichero como a cualquier persona que realice algún tipo de tratamiento de los datos.

En el caso del Administrador, ese deber de secreto profesional continuará aún después de concluir sus relaciones con la Comunidad responsable del fichero, debiendo destruir o restituir los datos a la comunidad de propietarios, así como los soportes o documentos en los que se incluya algún dato de carácter personal. Sólo podrá conservar datos personales que sean rigurosamente esenciales, siempre y cuando estén bloqueados, durante el periodo de caducidad que marca la legislación fiscal, contable, social y civil.

Cómo cumplir la LOPD en comunidades de propietarios

Uso de datos personales de la Comunidad de propietarios para labores de prospección comercial

Los administradores de fincas no pueden efectuar prospección comercial con los datos de carácter personal de las Comunidades de Propietarios, ya que esto se considera un uso de los datos personales para un fin distinto de aquel para el que fueron recabados, además se consideraría una cesión de datos para la que es necesario el consentimiento cierto e informado del afectado.

La prospección comercial lesiona los derechos de los afectados y puede dar lugar a una infracción tipificada como muy grave, con sanciones económicas que van de los 300.000 € a los 600.000 €. La sanción se aplicará al responsable del fichero, es decir la Comunidad de propietarios, al Encargado del tratamiento, administrador de fincas, o a ambos, dependiendo de cómo esté regulada su relación y, por ejemplo, si disponen de contrato de acceso de datos por cuenta de terceros o no.

¿Hay sanciones de la AEPD contra comunidades de vecinos?

Tristemente son cuantiosos los casos de sanciones de este tipo. Algunos ejemplos disponibles en la web de la AEPD

sancion proteccion de datos

Sanciones de la AEPD a Comunidades de propietarios:

  • 1.000 € por no situar el cartel informativo obligatorio en una zona videovigilada.PS-00515-2009.
  • 600 € por no tener inscritos sus ficheros.PS-00657-2009.
  • 6.000 € por exhibir en un tablón de anuncios público los datos de un vecino moroso.PS/00689/2008.
 

¿Cuáles son los incumplimientos que reciben más sanciones?

Hay tres infracciones de la normativa de Protección de Datos que son los más asiduamente castigados por la AEPD en los casos de comunidades de vecinos:

  • La no inscripción de los ficheros correspondientes.
  • Las zonas videovigiladas pero no señalizadas con los carteles exigidos.
  • La difusión de datos de vecinos que tienen deudas con la comunidad.

Pedimos opinión a profesionales de la Administración de Comunidades:

Afín Administradores

Me he puesto en contacto con los profesionales que se encargan de la administración de las Comunidades de propietarios para recabar su opinión sobre la evolución de la Protección de Datos en las Comunidades. He hablado con José Trujillo, Administrador colegiado de Afin Administradores, quien muy amablemente me ha respondido a varias cuestiones sobre este tema.

Respecto a si las Comunidades de vecinos se preocupan más ahora por el tema de la Protección de Datos, José me comenta que "por desgracia, el desconocimiento de los copropietarios de comunidades sobre el asunto de protección de datos sigue siendo bastante grande. Aunque poco a poco, van haciéndose la idea a través de los administradores de que esta partida es obligatoria para la comunidad, según las estadísticas del 2014 el 55% de ellas desconocen estas normas.

Evidentemente, los administradores ya incluimos como partida de gastos los originados por la LOPD, la cual solemos tener una especie de acuerdo con empresas que se dedican a la inscripción de ficheros de datos en la AEPD. Sería un error descomunal que una comunidad que tenga un administrador, no advierta a los copropietarios que es obligatorio contemplar esta partida, pudiendo ser sancionada".

Videovigilancia en Comunidades de propietarios

También me he interesado por cómo se trata el tema de las cámaras de videovigilancia en las Comunidades de propietarios a lo cuál José responde que "las mayores sanciones que se están produciendo últimamente es en materia de instalación de cámaras de videovigilancia. Las comunidades de propietarios que cuenten con este sistema en sus zonas comunes, deberán cumplir con el deber de informar a los afectados, expresado en la LOPD y la Instrucción 1/2006, de 8 de noviembre, de la Agencia Española de Protección de Datos, sobre el tratamiento de datos personales con fines de vigilancia a través de sistemas de cámaras o videocámaras.

A tal fin, “son obligaciones de la comunidad, entre otras, colocar en las zonas videovigiladas al menos un distintivo informativo ubicado en un lugar suficientemente visible, tanto en espacios abiertos (jardín comunitario, piscina, etc.) como cerrados (portal, garaje, escalera….), comunicar a la Agencia la creación del fichero donde se registran las grabaciones y el nombramiento en Junta General de Propietarios de los órganos de gobierno habilitados para la visualización."

La publicación en tablón de anuncios de listados de vecinos morosos es otra causa de sanción común. Ni decir tiene que al igual que las comunidades, los administradores de fincas también tenemos que acogernos a la LOPD, inscribir los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos, y debemos incluir avisos legales y políticas de protección de datos, nos comenta José.

Admingestión

Por otra parte, Carlos Rosa, Administrador de fincas en Admingestión, me comenta que en su despacho no han notado un incremento de la preocupación de las Comunidades de vecinos por el tema de la Protección de Datos, "interés que por otra parte ya era bajo o nulo en las Comunidades que administramos".

Respecto al tratamiento de la Protección de Datos en instalaciones de videovigilancia y el aumento de sanciones, Carlos aclara que "efectivamente tenemos conocimiento de las sanciones que se están produciendo por incumplir la ley en la instalación de cámaras de videovigilancia. Normalmente es la empresa instaladora la que se encarga de comunicar y cumplir las obligaciones en materia de LOPD y otras leyes como la Ley de Seguridad Privada o la Ley de Enjuiciamiento Civil, en lo que se refiere a la instalación de estos sistemas en las Comunidades de Propietarios.

Actualmente no tenemos ninguna Comunidad que cuente con este servicio, pero dependiendo de qué finalidad tenga la instalación de estas cámaras (ya sea de seguridad, de control de los empleados de la finca, de apertura o cierre de puertas, de comprobación del estado de las instalaciones, etc.) y así quede registrado ante la AEPD, serán de aplicación unas obligaciones u otras en lo que refiere a las leyes antes citadas. En cuanto a la LOPD lo que prima es la apertura e inscripción de un fichero en el RGPD, la elaboración de un Documento de Seguridad, la implementación de las medidas de seguridad y la colocación de carteles informado de que se está siendo grabado y de ante quién pueden ejercitar sus derechos. Es lo que principalmente se sanciona."

A&F Managers

Jorge Arantave D., Administrador de fincas de A&F Managers considera, respecto a si las Comunidades de vecinos están más preocupadas por cumplir la normativa de Protección de Datos que "actualmente existe mucho revuelo en este asunto, y como profesionales del sector estamos muy preocupados por los malos hábitos y desinformación de los COMUNEROS. Somos los profesionales los que tenemos que casi obligar a cumplir y realizar altas en las comunidades, porque parece que eso no es un tema importante por su desinformación y graves consecuencias legales que pueden sufrir los comuneros."

Sobre el tema de las cámaras de videovigilancia, Jorge me comenta: "A título personal, todas mis comunidades cumplen en la materia de LOPD.  Y las que tengo con cámaras de vigilancia están totalmente en reglamentación a las normativas. Con cartelería, tratamientos, etc.

    Las instalaciones las solemos presupuestar con empresas homologadas y con profesionales del sector y todo claro aprobado en junta con la autorización porque si no podrían existir problemas legales. Lógicamente si lo aprobamos en junta se notifica a todos los vecinos. El que se enteren o no ya es más complejo y podríamos hablar largo y tendido al respecto."

Guía de la AEPD

La AEPD ha sacado una Guía sobre Protección de Datos y Administradores de Fincas con el objetivo de facilitar la adaptación al nuevo Reglamento General de Protección de Datos.

Esta Guía va dirigida a los administradores de fincas y pretende facilitar la tarea de estos, ofreciéndoles una información que se ajusta específicamente a sus necesidades, y mejorar el nivel de protección de todos los ciudadanos cuyos datos se manejan en este contexto.

Los administradores de fincas tienen unas características particulares que justifican el que su actividad sea objeto de una especial atención. Cuando los administradores de fincas intervienen en la gestión de los asuntos de las comunidades de propietarios asumen unas funciones de asesoramiento y consultoría que se extienden también al ámbito de la protección de los datos que las comunidades manejan. Al mismo tiempo, se da la circunstancia de que los administradores de fincas que actúan por cuenta de las comunidades de propietarios desempeñan generalmente el papel de encargados de tratamiento en relación con los datos de las comunidades.

La guía recoge en primer lugar cuestiones generales de la normativa de protección de datos que son de aplicación también a los tratamientos de datos efectuados por las comunidades de propietarios. Por otro lado, la guía considera tratamientos específicos que son comunes a todas las comunidades de propietarios: información sobre propietarios con pagos pendientes, videovigilancia o tratamientos de datos de empleados.

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Cesión de datos de comunidades a propietarios

comunidad propietarios LOPDUna de las dudas que más frecuentemente se nos plantea acerca de la relación entre el propietario de una vivienda en régimen de propiedad horizontal y la comunidad a la que pertenece es si se puede acceder y tener copia de documentación sobre facturas, contratos, honorarios profesionales y otros gastos con el propósito de controlar la gestión económica comunitaria. A esta cuestión responde la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en uno de los informes de su gabinete jurídico que a continuación resumimos (al final del artículo encontrará el enlace para su descarga completa).

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