Proteccion de datos para empresas gratis

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Toda empresa y autónomo necesita estar adaptado a la Ley de Protección de Datos ya que, de lo contrario, se enfrentaría a importantes sanciones por la AEPD. Por eso nos surgen muchas dudas al respecto: ¿tiene nuestra empresa implantada la LOPD? ¿debemos contratar una empresa especializada para que nos la adapte? ¿qué servicios son obligatorios? ¿podemos adaptarla de forma gratuita?

La AEPD ha puesto a disposición de los ciudadanos herramientas para poder adaptarse a la normativa de Protección de Datos. A continuación os hablamos de estas herramientas.

Herramientas para adaptar mi empresa gratis a la LOPD

A continuación os indicamos las principales herramientas para que nuestro negocio esté correctamente adaptado a la LOPD:

Evalúa

Se trata de una herramienta de ayuda para realizar una auditoría interna que nos permita conocer si nuestra empresa o negocio está cumpliendo la normativa de Protección de Datos de carácter personal. Se garantiza el anonimato del usuario por lo que, en caso de que no cumplamos con esta normativa, la AEPD no nos puede sancionar por ello. Consiste en un examen tipo test, dividido en dos partes, una primera orientada a conocer el nivel de cumplimiento de tu empresa de la Ley de Protección de Datos, y otra segunda orientada a evaluar el nivel de cumplimiento con las medidas de seguridad. Una vez finalizado, nos proporciona un informe con las sugerencias y medidas a adoptar para corregir las deficiencias. Podemos acceder en la web de la AEPD. Debemos tener en cuenta el principio de calidad de los datos, es decir, que los datos serán utilizados únicamente para la finalidad para la que han sido recogidos y sólo podrán acceder a ellos los trabajadores que lo necesiten para el ejercicio de sus funciones. También debemos comprobar que se cumple el principio de información mediante la inclusión de las clausulas específicas y con el deber de obtener el consentimiento cuando sea necesario. En caso de datos especialmente protegidos, como los de salud, será necesario siempre un consentimiento expreso.

Formulario NOTA

Esta herramienta nos ayuda a inscribir, modificar o suprimir ficheros en la AEPD. Podemos rellenar el formulario y enviarlo posteriormente a la AEPD por correo ordinario o por Internet, se trata de formularios tipo que ya están precumplimentados y en los que solo hay que introducir los datos de nuestra empresa. Al entrar en el apartado correspondiente de la web de la AEPD, debemos señalar “Titularidad privada”. Antes de inscribirlos debemos identificar todos los ficheros con datos de personas físicas que tengamos, tanto en formato papel como informático. Los ficheros más habituales son los de contactos, personal y recursos humanos, clientes y proveedores, registro de entrada y salida, videovigilancia, publicidad, etc.

“Guía modelo” para elaborar Documento de Seguridad

Esta herramienta nos permite descargar un modelo de documento de seguridad en el que únicamente tendremos que rellenar los datos de nuestra empresa sobre las medidas de seguridad. Al igual que en los anteriores, accedemos desde la web de la AEPD. En este documento se deben incluir todas las medidas técnicas y organizativas para asegurar la protección de lo datos personales.

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Sanción de AEPD a compañía telefónica de 35.000 euros por infracción del artículo 6.1 de la LOPD de acuerdo con lo establecido en los apartados 2, 4 y 5 del artículo 45 de la misma Ley Orgánica. Esta sanción hace referencia al tratamiento de los datos sin el consentimiento del interesado.

Software gratuito para cumplir la LOPD

Existe diverso software para cumplir las exigencias de la LOPD que tenemos a nuestra disposición para poder descargarlo. Os indicaremos el principal:

  • Software para la implantación de medidas de seguridad en ordenadores. Este software nos permite el control de accesos a programas y ficheros, accesos a internet, pedir contraseña al abrir programas, cifrado ficheros. Sirve para la protección de datos personales, cumplir la LOPD y control parental.
  • Software para la encriptación de unidades USB: permite la encriptación automática de los USB y la desencriptación en cualquier lugar.
  • Software para la gestión y actualización del Documento de Seguridad:Permite generar ficheros, enviarlos a la AGPD, generar el documento de seguridad, auditorías, contratos que tienen que firmar los colaboradores etc.
  • Software para copias de seguridad y Backup Online de ficheros y archivos: permite hacer copias de seguridad de datos almacenados en servidores de bases de datos, de correo electrónico, de archivos y ordenadores.

¿Por qué es mejor contratar el servicio de adaptación a la LOPD?

Aunque hemos visto que la AEPD nos facilita el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos y, en el momento actual, puede ser muy “goloso” para cualquier empresario o autónomo el adaptarse él mismo a esta normativa para evitar desembolsar un dinero por que alguien nos lo haga, nosotros os recomendamos que contratéis un consultor o empresa especializada en este tema por varios motivos. En primer lugar, porque aunque parezca sencillo son muchas cosas las que debemos tener en cuenta y siempre puede haber algo que se nos escape y daría lugar a importantes sanciones por parte de la AEPD. En segundo lugar, se trata de personas especializadas que nos van a ayudar a cumplir la normativa de Protección de Datos y a resolver gran cantidad de dudas que se nos pueden plantear. En tercer lugar, el tener que estar pendiente de todos estos aspectos nos restará tiempo que podemos dedicar a mejorar nuestra empresa o negocio. Y, por último, por la buena imagen que proyecta una empresa o autónomo que cumple la Ley y que se preocupa por la privacidad de sus clientes.

Entonces si no es gratis, ¿de qué precios estamos hablando?

Sobre el precio, en internet podrás encontrar tarifas desde los 60 y poco euros hasta los 600. Si eres de los que piensas que calidad y precio están unidos, nosotros nos decantamos por esa filosofía valorando una tarifa de adaptación acorde a un buen servicio.

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