Cómo inscribir ficheros con el nuevo sistema NOTA

12059

Dar de alta un fichero en el Registro General de Protección de Datos (RGPD) es el primer paso exigido por la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) para el uso legal de datos personales. Con este propósito la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) lanzó en su momento el formulario NOTA, que permite la inscripción telemática de ficheros.

Este mes la AEPD ha añadido a su Sede electrónica una nueva versión del formulario NOTA que asegura ser más funcional y versátil. Ambas versiones convivirán durante un tiempo.

Las novedades más destacadas que presenta el nuevo NOTA son:

  • Se permite presentar hasta un máximo de 10 solicitudes de inscripción (altas y/o modificaciones y/o supresiones) en una única notificación. De esta forma los datos del declarante y del responsable, así como lo de Derechos ARCO, Encargado del tratamiento y Disposición se pueden introducir una sola vez.
  • Tras el primer paso el sistema asigna un código que permite interrumpir y reanudar mas tarde la notificación.
  • Opción de anexar documentación cuando la forma de presentación es a través de certificado digital.
  • Posibilidad de adherirse a una Autorización de Transferencia Internacional de Datos ya existente.

Para utilizar el nuevo sistema NOTA hay que acceder a http://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/vistas/formNOTA/nt01Inicio.jsf:

 

Sede Electrónica   Agencia Española de Protección de Datos   Opciones

 

Al iniciar una notificación se debe elegir entre ficheros de titularidad pública o privada.

 

Sede Electrónica   Agencia Española de Protección de Datos   Opciones 2

 

En primer lugar rellenaremos los datos del declarante.

 

Sede Electrónica   Agencia Española de Protección de Datos   Tramite 1

 

 

Así como los del responsable del fichero.

 

Sede Electrónica   Agencia Española de Protección de Datos   Tramite 2

 

Y a partir de ese momento ya dispondremos del código que permite interrumpir y reanudar la notificación en cualquier momento.

 

tramite 3

 

Indicamos si se trata de un alta, modificación o supresión de fichero.

 

 

Sede-Electrónica-Agencia-Española-de-Protección-de-Datos-Tramite-4

 

Así mismo, y al igual que en la versión anterior, podremos optar entre una declaración normal (todos los apartados aparecen vacíos y se personaliza por completo) o un formulario tipo para los ficheros mas habituales (Comunidad de Propietarios, Clientes y/o proveedores, Libro Recetario, Nóminas – Recursos Humanos, Pacientes, Gestión Escolar, Videovigilancia).

A partir de aquí vamos encontrando las pantallas con el resto de información requerida por la AEPD, algunas de las cuales son opcionales como la de derechos ARCO, que sólo deberá cumplimentarse si la dirección donde se atiendan tales derechos fuese distinta de la del responsable del fichero.

 

Sede Electrónica   Agencia Española de Protección de Datos   tramite 5

 

 

Encargado del tratamiento (Opcional)

 

Sede Electrónica   Agencia Española de Protección de Datos   tramite 6

 

Identificación y finalidad del fichero (Obligatoria).

 

Alta ficheros Protección de Datos

 

 

Origen y procedencia de los datos (Obligatoria).

 

Inscripción ficheros Protección de Datos

 

 

Tipos de datos, estructura y organización del fichero (Obligatoria).

 

sistema Nota Protección de Datos

 

 

Medidas de seguridad (Obligatoria)

 

alta ficheros nota

 

 

Finalmente llegaremos al resumen de la notificación, donde podremos enviarla a la AEPD.

 

notificacion ficheros Protección de Datos

 

 

 

La AEPD confirma la recepción, proporciona un código de envío y muestra el botón para descargar el justificante de la notificación.

 

Alta ficheros Protección de Datos
Una vez firmada la hoja de solicitud por la persona que, con representación suficiente del responsable del fichero, formula la notificación, se presentará en la AEPD o en alguno de los Registros y oficinas a los que se refiere el artículo 38.4 de la Ley 30/1992.

Para envío postal, la dirección es:

Agencia Española de Protección de Datos
c. Jorge Juan, 6
28001 – Madrid

Posteriormente la AEPD confirmará mediante carta la inscripción del fichero, proporcionando además el código definitivo de inscripción que servirá para futuras modificaciones o bajas.

 

Cómo inscribir ficheros con el nuevo sistema NOTA
4.55 (90.91%) 11 votos
Compartir

18 Comentarios

  1. […] Inscripción de ficheros. Serie de artículos que explican paso por paso y de forma detallada el uso del sistema NOTA (oficial y gratuito) para inscribir ficheros en el Registro General de Protección de Datos (RGPD). Este trámite ha de realizarse según la ley antes de comenzar a recopilar los datos personales. Desde julio de 2015 existe además una nueva versión del formulario NOTA, cuyo uso se detalla en esta guía: Como inscribir ficheros con el nuevo sistema NOTA. […]

    • Buenas tardes Guillermo,
      Efectivamente, la inscripción de ficheros ante la AEPD es totalmente gratuita, hay que rellenar el formulario Nota que permite su inscripción telemática.
      Gracias por tu pregunta.

  2. Hola! Quisiera hacer una consulta. No me queda muy claro si esto es solo la voluntad de inscribir un fichero en la AEPD.. pero y los datos que contienen ese fichero no hay que mandarlos?. Solo decir que se quiere dar de alta tal fichero y poco mas?

    Espero su respuesta cuando pueda. Un saludo

    • Buenas tardes Sergio,
      Efectivamente, en la AEPD únicamente debes inscribir los ficheros pero no la información que contengan. Muchas gracias por leer nuestro blog y por tu consulta

  3. Buenos dias , al acabar de enviar la notificacion y despues de descargar el justificante , debo enviar por carta este mismo, o debo esperar a la respuesta por carta de la aepd…. gracias

    • Buenas tardes Jesús Enrique,
      Efectivamente, la AEPD te envía la confirmación de esa inscripción así que debes esperar. Gracias a ti por leer nuestro blog y por tu consulta

  4. Buenos dias tengo descargado el archivo que pone FIRMADO y que pone abajo archivo para presentar en la AEPD; ese archivo que me he descargado lo tengo que firmar y enviar por correo postal a: Agencia Española de Protección de Datos
    c. Jorge Juan, 6
    28001 – Madrid

    un saludo

  5. Buenos dias,
    Veo por todos los lados “El fichero” “Los ficheros” pero no me entero de que fichero(s) hablan.
    En mi caso los datos (nivel basico) serian guardadas en una base de datos ( cifrados )
    Yo como ficheros tengo el codigo fuente para acceder a dicha base de datos y en la base de datos tendre tablas y columnas.
    1. No tiene nadie algun ejemplo claro del dichoso “Fichero” ?
    2. El alojamiento del sitio web voy a tenerlo en un servidor en EEUU y yo voy a darme de alta como autonomo en España … o sea fisicamente los datos que guardo (como en la gran mayoria de los sitios web ) sera con un provedor de servicio de alojamiento (hosting) … y de nuevo en gran mayoria estan en EEUU. ¿Saben algo al respecto?

    Un saludo y gracias por adelantado.

    • Buenas tardes Adina,

      Según la LOPD, fichero es Todo conjunto organizado de datos de carácter personal que permita el acceso a los mismos con arreglo a criterios determinados. Un fichero es, por tanto, el de clientes (se recogen todos los datos de nuestros clientes), de trabajadores (con los datos de todos nuestros trabajadores), etc. Gracias a ti por leer el blog y por tu consulta

  6. Buenos días,

    En caso de que vaya a realizar transferencia internacional de datos, a parte de rellenar la sección 10 del NOTA, ¿Tengo que hacer algo más?, ¿enviar algún justificante de que la empresa con la que trabajo se ajusta a la privacy shield?

    Gracias,

    Saludos.

    Ana Belén

    • Buenos días Ana Belén,

      Para realizar transferencias internacionales de datos, si son a países que no ofrecen un nivel adecuado de protección, se necesita la autorización de la Directora de la AEPD. Es necesario presentar una serie de documentos:
      – Escrito de solicitud con identificación de las empresas exportadoras, empresas importadoras y de los ficheros objeto de la transferencia con indicación del código con el que el fichero figura inscrito en el Registro General de Protección de Datos.
      – Normas corporativas vinculantes.
      – Copia de la autorización formal otorgada por la Autoridad lider.
      – Poderes suficientes del solicitante.
      La inscripción de los ficheros deberá encontrarse completamente actualizada (apartados relativos a los “Colectivos” y a las “Medidas de Seguridad”).
      Gracias por leer el blog y por tu consulta

  7. Hola buenas tardes.

    El registro en sistema NOTA de los ficheros, ¿hay que hacer algún tipo de pago?

    Es que no encuentro ninguna factura y no estoy seguro si tuve que pagar algo.

    Un saludo.

  8. Buenas noches, Ana

    Gracias por vuestra ayuda.

    A mi no termina de quedarme claro lo del “fichero”. Yo tengo una excel con datos de los clientes, productos contratados, etc… Además, tengo una serie de carpetas, organizadas por años, con documentación de los contratos, copias de pólizas, etc. ¿Qué sería el “fichero”? ¿Qué tendría que registrar en NOTA?

    • Buenas tardes Rubén,

      El fichero se refiere al tipo de datos que se manejan. Por ejemplo, un fichero llamado clientes incluye todos los datos personales de nuestros clientes y un fichero de Recursos Humanos recoge los datos de nuestros empleados. Gracias por leer el blog y por tu consulta

Dejar respuesta