Cesión de datos de comunidades a propietarios

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comunidad propietarios LOPDUna de las dudas que más frecuentemente se nos plantea acerca de la relación entre el propietario de una vivienda en régimen de propiedad horizontal y la comunidad a la que pertenece es si se puede acceder y tener copia de documentación sobre facturas, contratos, honorarios profesionales y otros gastos con el propósito de controlar la gestión económica comunitaria.

A esta cuestión responde la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en uno de los informes de su gabinete jurídico que a continuación resumimos (al final del artículo encontrará el enlace para su descarga completa).

Ante todo se debe aclarar que la respuesta del informe se refiere a aquel tipo de documentación que pudiera incluir datos de carácter personal, que es el ámbito de actuación de la AEPD. Entre estos se incluirían, en lo que se refiere al resto de copropietarios, sus datos identificativos y de contacto; datos financieros como números de cuentas bancarias, ingresos efectuados y deudas pendientes; los coeficientes de participación en la propiedad común; los consumos de cada hogar; los votos emitidos en la adopción de acuerdos, etc. También entrarían en la categoría de datos personales otros de personas externas como los referidos a los empleados que pudiera tener la comunidad, así como los relativos a honorarios de profesionales.

Puesto que la comunicación de cualquiera de estos datos sería considera una cesión a un tercero (hay que recordar que la comunidad es una figura jurídica distinta de cada uno de los propietarios), necesita para establecer su legalidad contar con el consentimiento del interesado o en su defecto estar amparada por otra ley.

En este ámbito se debe por tanto acudir a la Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal, que en su artículo 20 señala, entre las funciones del administrador, la de “custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.”

La AEPD matiza que cuando una norma con rango de Ley habilita la cesión de determinados datos se debe además considerar que éstos resulten conformes a los principios del artículo 4.1 de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), y por tanto la comunicación de tales datos debe limitarse a los que sean “adecuados, pertinentes y no excesivos” para la finalidad que legitima el acceso, en este caso el control del buen gobierno de la comunidad de propietarios.

Así la AEPD proporciona varios ejemplos de tipos de datos que no estarían directamente relacionados con esa finalidad, como son el domicilio o las cuentas corrientes de los propietarios, o en lo que se refiere a empleados asímismo su domicilio, cuenta corriente, afiliación sindical, datos de salud, etc… Cualquier cesión de este tipo de datos, al no considerarse relevantes para la finalidad de control de la gestión de la comunidad, sería excesiva y sancionable por la AEPD.

Por tanto, ante una petición de acceso a documentación por parte de un copropietario, deberá examinarse en cada documento si el acceso a la información que contenga se considera proporcional a la finalidad de control de la gestión económica de la comunidad.

Finalmente la AEPD recuerda que en el caso de que se entreguen copias de documentación el proceso deberá cumplir las medidas relativas a la gestión de soportes, por lo que deberá ser autorizada por el responsable del fichero o encontrarse debidamente autorizada en el documento de seguridad y se deben adoptar medidas dirigidas a evitar la sustracción, pérdida o acceso indebido a la información durante su transporte.

► Descarga PDF: Informe 0261/2013

Cesión de datos de comunidades a propietarios
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12 Comentarios

  1. Muy adecuado y bien explicado, Jesús.
    Como siempre es un gusto seguirte.

    Julio Merino Valtierra
    Administrador de Fincas Col. 2592
    Miembro de apep

  2. Buenos días, Jesús.
    Enhorabuena por la web, es un lujo al alcance de todos y eso, por desgracia, no siempre es posible. Deberían condecorarte por la labor de difusión tan buena que haces.
    Al Trapo, tengo una duda, soy presidene de una comunidad de propietarios y creo que es, no solo interesante, sino también necesario que todos los comuneros reciban mensualmente un extracto de la cuenta bancaria de la comunidad a fin de despajar dudas sobre el gobierno que ejerce el administrador de la comunidad y contribuir, de esa manera, a un mayor cumplimiento, por ausencia de dudas, de las obligaciones pecuniarias de cada uno de nosotros. Me dice el administrador que no puede facilitar compia del extracto bancario porque al salir los nombres (solo los nombres) de quienes realizan los ingresos mensualies se está vulnerando la ley. Pero si al fin y al cabo eso es un dado que conocemos cuando vemos el listado de distribucion de gastos y lo que le corresponde pagar a cada propietario y lo que debe. Yo opino que mientras no accedamos a datos sensibles como dni, nº de cuenta bancaria o algo similar no estamos haciendo uso de datos de manera desproporcionada para una finalidad como es el control económico de la copropiedad. ¿Qué opina?

    • Gracias Gabriel. Totalmente de acuerdo con su comentario… pero con un matiz (que ya se me ha presentado alguna vez). El problema está cuando es un tercero quien hace los ingresos, entonces estamos ante datos personales que ya no son solamente los de los vecinos copropietarios. Sin embargo, en mi opinión eso es un hecho ajeno a la comunidad, que no es quien decide lo que aparece o no en los extractos, por lo que no debería afectar al derecho a recibir una justa información.
      Sin embargo, ante la duda y posibles repercusiones entre los vecinos, en algún caso he recomendado al administrador enviar los extractos tapando los nombres de personas.

  3. Buenos días, a ver si me podéis ayudar ya que no tengo conocimientos al respecto. Mi caso es que le estoy solicitando al administrador de la comunidad de propietarios de mi piso el detalle de los ingresos del ejercicio anterior ya que no me cuadran las cuentas. le pido:

    Le agradecería que me facilitase los datos que le estoy solicitando o que me indique el motivo para no hacerlo.

    Concretamente, la documentación que no nos ha facilitado y que anteriormente si se estaba entregando es:

    * INGRESOS AÑO 2013-2014 (detalle de los ingresos reales de cada vivienda desde Junio del 2013 hasta mayo del 2014, ambos incluidos)

    * LIQUIDACIÓN PERÍODO COMPRENDIDO DESDE EL 01-06-2013 AL 31-05-2014 (detalle de gastos e ingresos de cada vivienda en el período con saldo anterior y final)

    Se niega a facilitarme estos datos, que hasta ahora si estaba entregando, aludiendo que no lo puede hacer por la ley de protección de datos, con lo cual, no hay forma de verificar si el saldo en la cuenta es correcto o no.

    No sé si es cierto lo que argumenta. Me pueden ayudar?

    Gracias

  4. Gracias Jesús, el problema es que la interpretación de “adecuado, pertinente y excesivo” es muy subjetiva, entiendo que como la ley…
    Para mi adecuado es saber el saldo positivo o negativo de los diferentes vecinos a fin de comprobar el saldo de la cuenta, pero igual para el Administrador no…

  5. Saludos Ángel Ruben,

    profesionalmente hablando, creo que la información que debería de entregar el Administrador debe estar justificada siempre, por lo que leyendo con detalle su pregunta, me atrevo a comentarle:

    Antes … detalle de ingresos reales por cada vivienda. Ahora no.
    Esta información es fácil de obtener (si al Administrador le cuadran las cuentas), ya que cada remesa de recibos al cobro, normalmente, quedan contabilizadas por conceptos tales como Cuota mes, lectura agua, derrama tal, etc. Simplemente pidiendo un listado de los ingresos contabilizados, con desglose por vivienda y cuenta contable, es fácil obtenerlo.

    Antes … Liquidacion … con detalle de gastos por vivienda. Ahora no lo entrega.
    A ese respecto, la verdad es que ese detalle suele ser problemático de interpretar, ya que normalmente los programas de gestión de las Administraciones de Fincas, lo que hacen en obtenerlo partiendo de la suma de gastos por grupos de reparto, entre el/los coeficientes de participación de cada vivienda en dichos grupos de reparto.

    En cualquier caso, como se indica en comentario anterior, los listados son parametrizables y no tienen porqué aparecer con datos personales (aunque, por ejemplo, el propietario de la vivienda 4ºA sea fácilmente identificable), y por ello, a nivel contable, es factible obtener toda la información exhaustiva que cualquier Administrador de Fincas debe controlar.

    Otra cosa es que los listados ocupen una barbaridad y no sea sensato su reparto.

    Hable en cualquier caso con el Presidente, que es el representante del Responsable del Fichero de Datos, y acudan juntos a aclarar todas las dudas a la Administración de Fincas, y así quedará Vd. objetivamente satisfecho con los datos que, seguramente, tenga bien controlados su Administrador de Fincas.

    Un saludo,

    Julio Merino Valtierra
    Administrador de Fincas Col. 2592
    Miembro de apep

  6. Gracias Julio. Completamente de acuerdo con lo que indicas lo que hace que entienda menos la negación a facilitarme los datos que solicito.
    Incluso añadiría una cosa, “(aunque, por ejemplo, el propietario de la vivienda 4ºA sea fácilmente identificable)” efectivamente puede ser fácilmente identificable, pero si a esa vivienda (y a todas) la llamamos por ejemplo 16M (una identificación diferente a la conocida para cada vivienda) y la correspondencia de 4ºC = 16M sólo es conocida por Administrador y presidente ya no estaríamos dando ningún dato personal y por lo tanto no se podría en ningún caso pensar que se incumple con la LOPD.

  7. En realidad, a efectos de la Junta General Ordinaria (anual), debería aparecer, al igual que en la convocatoria a entregar a cada propietario (no tablón de anuncios), un listado con los propietarios con deudas, y el importe de dicha deuda, o sea que, puede ir perfectamente indicado en los listados de ingresos por conceptos por ejemplo, 4ºA, ingresos por cuotas, tanto, ingresos por lectura agua, cuanto, etc,
    Es una información económica que afecta a todos los propietarios y que no debería de ocultarse, así que como indicaba antes, acuda con el Presi y no tendría que haber problemas en conocer el detalle individualizado que solicita.

    Un saludo,

    Julio Merino Valtierra
    Administrador de Fincas Col. 2592
    Miembro de apep

  8. Buenas noches,

    Yo trabajo en una administración de fincas, pero llevo muy poco tiempo en esto y estoy algo confundida y perdida.

    Tengo una duda, y es que tras la actualización de una de las comunidades que gestiono, hemos establecido planes de pago con varios propietarios, unos verbales y otros por escrito.

    Tras poner al corriente de la morosidad que se da en la comunidad al presidente, este me exige todos los planes de pago establecidos y el listado de recibos pendientes de cada uno firmados por ellos y donde firmen una cláusula comprometiéndose a pagar su pertinente cuantía.

    Bien, pues mi duda es, ¿debo de entregarle dicha documentación? ¿o simplemente la relación de impagados e informarle de la voluntad de pago?

    Gracias!!!

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