Datos personales en tarjetas identificativas de trabajadores

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Nos llega a través del formulario de contacto una cuestión planteada por un responsable de recursos humanos, en el sentido de saber qué datos personales pueden incluirse en una tarjeta identificativa de un empleado de la empresa, y más en concreto si es necesario un permiso explícito para incluir el número de DNI y la fotografía.

La Agencia de Protección de Datos (AEPD) respondió a esta cuestión en su Informe 266/2006: Proporcionalidad del tratamiento del dato de la fotografía de los trabajadores.

La AEPD señala:

En el caso sometido a la presente consulta, si la finalidad que motiva el tratamiento es la identificación del trabajador como tal, y existiendo en muchas ocasiones un número indeterminado de personas con idénticos nombres y apellidos, a nuestro juicio, no resultaría contrario a la normativa sobre protección de datos de carácter personal, la inclusión del dato correspondiente al número del D.N.I. de la persona a cuyo nombre se expide la mencionada tarjeta identificativa. En consecuencia, se considera que la inclusión, en el presente caso, del dato de D.N.I. en las tarjetas identificativas del personal no vulnera el anteriormente señalado principio de proporcionalidad, al no resultar dicho tratamiento excesivo para la finalidad de identificación del personal.

Respecto a la imagen se indica:

Igual argumentación cabe aplicarse a la inclusión en las tarjetas identificativas de la fotografía del trabajador, no pudiendo al misma considerarse excesiva a los efectos previstos en el artículo 4.1 de la Ley Orgánica 15/1999.

Por otra parte, en cuanto a la legitimación para el tratamiento de los datos en el marco del desempeño de una relación laboral, el artículo 6.2 de la Ley Orgánica 15/1999 dispone que “No será preciso el consentimiento cuando los datos de carácter personal (…) se refieran a las partes de un contrato o precontrato de una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento”.

En el presente supuesto, la finalidad que justifica la inclusión de los datos del Documento Nacional de Identidad y la fotografía de los trabajadores en sus tarjetas es precisamente garantizar su identificabilidad en el desempeño de sus funciones, por lo que el tratamiento de los datos puede considerarse amparado por el citado artículo 6.2 de la Ley Orgánica, sin que sea necesario recabar el consentimiento de los afectados, sin perjuicio del necesario cumplimiento del deber de informar a los mismos en los términos exigidos por el artículo 5.1 de la Ley Orgánica 15/1999, que parece haberse cumplido en este caso, según parece deducirse de la consulta.”

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13 Comentarios

  1. En el caso de personas que trabajan de cara al público, exhibir en la tarjeta el DNI del empleado al usuario ¿no es excesivo? ¿Ese dato (dni) pudiera ser utilizado para otros fines por un usuario perverso?

    • Hola Gustavo: muy certero tu comentario. Evidentemente el informe de la Agencia se refiere a situaciones en las que se debe identificar a una persona por parte de un responsable de seguridad, y por lo tanto las conclusiones podrían ser distintas si lo analizamos de cara al público, tal y como propones. A falta de una referencia oficial (que yo al menos no he encontrado), mi opinión es que ya que un ciudadano común no tiene potestad para exigir a otro su DNI, utilizar ese número como un sistema de identificación no tiene sentido, además de que efectivamente podía incluso ser mal usado. Sin embargo sí que seguiría siendo pertinente la inclusión de la fotografía.

  2. Respecto a los trabajadores que desempeñan sus funciones en un mostrador o ventanilla, al menos en la Administracion pública, no es necesaria la identificación personal. En su lugar se sustituye por un cartel con la identificación y el puesto o cargo. Por ejemplo

    Sr. Antonio Gómez
    Atención al Ciudadano

    Los funcionarios públicos siempre tienen que estar identificados ante el ciudadano. Para estos trabajos se resuelve de esta forma.
    Lo que no recuerdo es en que Ley/decreto encontré esta solución
    Saludos

  3. Buenas,

    En determinados entornos se exige la identificación del personal acreditado por la organización pública o privada

    En otros entornos se establece el uso de tarjetas con imagen, además de otros medios, a efectos de que sea posible comprobar la identidad de personas que visitan domicilios de clientes como políticas de seguridad y lucha contra el fraude

  4. y es legal, cuando el trabajador sobradamente identificado, trabaja directamente con menores infrantores con medidas judiciales? en mi opinión, facilitamos la labor de hacer mal uso de esos datos.

  5. Buenos días Jesús,

    Mi consulta es la siguiente:

    ¿La matrículo/número del empleado con el nombre y apellido de la persona sería dato personal?

    El caso es, que la empresa quiere ofrecer a sus empleados la compra de algunos productos y se crea un fichero solamente con el nombre, apellido y matrícula del empleado.

    Dicho dato no está incluido en el artículo 2.2 de RLOPD, como excepción, pero me surge la duda si es dato personal o no.

    Muchas gracias.

  6. Buenos dias, aqui mi consulta, aunque llegue un poco tarde…

    Soy repartidor en una empresa de mensajeria, y desde hoy quieren que todos los empleados llevemos de manera visible una tarjeta que incluye foto, nombre y apellidos completos y numero de DNI.
    Dentro del local de la empresa, no tengo problemas en atacar esta nueva norma, pero siendo repartido, paso la mayor parte del dia en la calle, y estoy muy incomodo teniendo que llevar una tarjeta con estos datos, sobre todo con el numero de DNI. No me parece correcto que cualquier persona que se cruce conmigo pueda tener esta informacion, la cual me parece muy personal.
    En la empresa me dicen que es legal basandose en este mismo informe de 2006, pero sigo sin estar conforme. Me parece que no contempla una situacion como la de un repartidor, o de cualquier trabajador que se pase el dia fuera de las instalaciones propias de la empresa.
    He leido tambien en internet que los guardias de seguridad ganaron un juicio para que no aparezca el numero de DNI en sus identificaciones.
    ¿Puedo negarme en llevar el numero de DNI en mi chapa, por lo menos mientras este fuera de las instalaciones de la empresa?

  7. Mi pregunta es parecida a la del chico repartidor.
    Mi empresa se dedica a la limpieza de la ciudad, subcontratada por el Ayuntamiento. Y ahora nos quieren poner una tarjeta con nombre apellidos dni y foto.

    Me gustaría saber si todos esos datos son legales que nos obliguen a llevarla expuesta para que todo ciudadano pueda verla. Me parece que es injusto que todo el mundo vea mis datos personales y que incluso puedan utilizarlo.

    Me gustaría saber también si me puedo negar y que podría pasar si no la llevo .

    Gracias de antemano

  8. David, Ebano: en este tema entra no sólo la LOPD, sino también la legislación laboral, temas de seguridad, administraciones públicas, contratos, etc…

    Sería muy atrevido por mi parte daros una respuesta sin recabar mucha mas información concreta de cada caso

    • Ebano: quizás no me he expresado bien, me refiero a que no puedo responder a esa pregunta sin conocer todos los detalles de cada caso, y obviamente no me voy a poner a investigarlos, mi horario profesional tiene que rendir (como el de cualquiera).

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